Barnardos Australia avait un problème : sa pile technologique était surchargée et inefficace.

L’association s’appuyait sur neuf systèmes pour gérer les dossiers et les risques, suivre les finances et communiquer avec le personnel et les familles.

« Le manque de cohérence était notre plus gros problème. Nos systèmes n’étaient pas alignés et n’avaient pas la capacité de centraliser toutes les informations dont nous avions besoin », explique Matt Hooey, Head of Practice and Impact.

Le nombre de systèmes en place empêchait l’équipe d’atteindre sa pleine efficacité. Par exemple, les intervenants devaient saisir les notes de dossier dans un système, chercher des données personnelles importantes dans un autre, puis gérer les rapports d’incident sur une autre plateforme encore.

Le reporting était encore plus difficile. Barnardos Australia doit enregistrer et déclarer les informations de chaque famille et de chaque enfant aux autorités compétentes pour obtenir des financements. Le reporting était lent et sujet aux erreurs, car les données de milliers de personnes étaient réparties sur plusieurs plateformes.

« Nous avions besoin d’un seul système, un CRM flexible, pour remplacer les neuf plateformes existantes et simplifier les workflows », explique Matt. L’association s’est donc lancée dans ce que Matt appelle avec audace « la transformation la plus importante depuis l’arrivée de Barnardos en Australie depuis le Royaume-Uni en 1921 ».

Transformer les processus avec Sugar et Liferay

Barnardos Australia a soigneusement évalué quinze options différentes avant de choisir Sugar. « Nous avons choisi Sugar parce qu’il était flexible ; nous avons vu que nous pouvions le configurer pour répondre à différents workflows dans toute l’organisation », explique Matt. « Nous avons aussi estimé que Sugar partageait notre engagement à changer la vie des enfants. »

Une partie de la flexibilité de Sugar résidait dans sa capacité à s’intégrer à Liferay, une plateforme d’expérience digitale. L’association prévoit d’utiliser l’intégration de Sugar avec Liferay pour créer des portails personnalisés pour les enfants et leurs familles. Grâce à un portail propulsé par Liferay, les familles d’accueil peuvent accéder instantanément à des informations importantes issues de Sugar, comme les informations Medicare, les contacts d’urgence et les plannings d’activités.

De plus, les enfants eux-mêmes pourront accéder à leurs données et les contrôler. « Nous voulions trouver un moyen de donner aux enfants un accès plus simple à leurs propres informations ; c’est l’histoire de leur vie, et ils méritent d’avoir accès à leurs données », explique Matt.

Le déploiement de Sugar et Liferay a impliqué la migration de milliers d’historiques de dossiers vers une plateforme unique ainsi que la formation de plus de 450 employés. C’était un chantier énorme pour Barnardos Australia, et les résultats ont été tout aussi importants.

Réunir neuf systèmes sur une seule plateforme

Avec Sugar et Liferay, le travail chez Barnardos Australia est totalement transformé. Désormais, les équipes de toute l’organisation s’appuient sur une seule plateforme, et non plus neuf, pour trouver et gérer les informations.

Les intervenants gagnent des heures chaque jour en utilisant un tableau de bord unique, au lieu de plusieurs systèmes, pour rédiger des notes de dossier, suivre les incidents et enregistrer les factures. « Sugar réduit le travail en double et fluidifie les processus afin que nos équipes aient plus de temps pour travailler directement avec les enfants et leurs familles », explique Matt.

Pour les aidants, les informations en temps réel issues de Sugar garantissent que leurs portails propulsés par Liferay sont toujours à jour. Les aidants peuvent aussi envoyer des rapports d’incident via les portails, qui se mettent automatiquement à jour dans Sugar, ce qui permet une communication plus rapide et des pratiques plus sûres.

Pendant ce temps, les équipes chargées du reporting auprès des autorités ne perdent plus de temps à chercher les données, ce qui leur permet de générer des rapports en quelques minutes. Ces rapports plus rapides et plus précis facilitent l’obtention de financements, une amélioration majeure pour l’association.

L’amélioration du reporting permet aussi une planification plus stratégique. « Il est désormais beaucoup plus facile de suivre et de mesurer les résultats des 180 programmes que nous menons », explique Matt. « Nous pouvons générer des rapports sur les résultats spécifiques des programmes, les évaluer et identifier les tendances communautaires en temps réel. »

En bref, Sugar et Liferay ont redéfini l’infrastructure opérationnelle de Barnardos Australia. « Ce que Sugar et Liferay nous aident à faire, c’est soutenir les enfants vulnérables dans leur rétablissement et leur épanouissement, afin qu’ils puissent atteindre le meilleur avenir possible. C’est notre objectif ultime », conclut Matt.