La storia ha inizio nel 1979 su iniziativa dei fratelli Benincà con la fondazione della storica azienda omonima, specializzata in sistemi di automazione per porte e cancelli. Nel corso degli anni, l’attività si è ampliata cogliendo le opportunità di mercato e integrando nuove soluzioni, estendendo progressivamente la propria offerta. Questa crescita è avvenuta attraverso la creazione di nuove realtà aziendali, che oggi costituiscono l’attuale struttura del gruppo.

Il gruppo è stato ufficialmente costituito nel 2009 e comprende sei società: la capogruppo Automatismi Benincà; CAB, specializzata in sistemi di automazione per porte, portoni da garage e cancelli; Hi-Motions, accessori per cancelli; RISE, dissuasori automatici, tornelli e varchi pedonali; BYOU, kit di automazione per il mercato fai-da-te; e Myone, porte automatiche a battente e scorrevoli.

Il gruppo opera inoltre con 11 filiali commerciali nel mondo: Bulgaria, Francia, India, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Spagna, Stati Uniti, Repubblica Dominicana e Australia.

La sua rete commerciale include distributori specializzati, installatori, produttori di porte e cancelli, serramentisti e specialisti della sicurezza.

Nel tempo, l’approccio del gruppo ha evidenziato sempre di più la necessità di una gestione integrata delle informazioni. Quando è emersa l’idea di adottare una soluzione CRM, è stata guidata dalla forte convinzione che la condivisione di attività e opportunità potesse migliorare ulteriormente le sinergie che caratterizzano il gruppo.

La scelta del software CRM

L’analisi è iniziata dalla necessità di migliorare alcuni aspetti della condivisione delle informazioni, spinta dalla rapida crescita sia dei volumi di vendita sia della struttura interna. Dal 2020, oltre 30 nuovi dipendenti si sono uniti all’azienda, principalmente in ruoli di vendita e supporto clienti.

Questa evoluzione ha rafforzato ulteriormente la necessità di uno strumento capace di gestire in modo completo tutte le informazioni legate ai clienti, condividerle tra i diversi reparti (marketing, vendite, post-vendita) e consentire una gestione integrata ma flessibile, in grado di adattarsi ai cambiamenti che il gruppo affronta lungo il proprio percorso di crescita.

Il processo di valutazione è iniziato all’inizio del 2020 e ha coinvolto diversi fornitori. C’era stata una breve esperienza precedente con un CRM, quindi la selezione del fornitore si è concentrata su fattori come la flessibilità e la capacità di integrazione con il sistema ERP, che era stato recentemente sostituito.

Sugar è entrato nella valutazione dopo che il gruppo ha conosciuto OpenSymbol, azienda con sede a Vicenza raccomandata da Luigi Benincà, uno dei due fondatori dell’azienda.

“OpenSymbol ha raccolto i nostri requisiti e ha proposto SugarCRM come soluzione, sia per la compatibilità con il nostro sistema ERP sia per le ampie possibilità di personalizzazione di alcuni moduli”, spiega Valentina Ambrosini, Marketing Manager di Benincà Group.

Dopo aver valutato e confrontato le diverse soluzioni, “Sugar è stato scelto per la sua interfaccia estremamente intuitiva, le ampie capacità di personalizzazione e per la disponibilità, competenza e professionalità dei consulenti OpenSymbol, con i quali abbiamo subito instaurato un forte rapporto, anche riguardo alla scelta della soluzione cloud in collaborazione con la direzione IT aziendale”, conclude Valentina Ambrosini.

Implementazione di Sugar

La precedente esperienza negativa con un software CRM ha aiutato a evitare gli errori del passato e a focalizzare l’implementazione sulle funzionalità più importanti per il gruppo. Il progetto è iniziato con una chiara definizione dei key user e ha coinvolto l’intero gruppo di lavoro nella creazione di un elenco delle funzionalità necessarie, assicurando che il nuovo flusso di gestione delle informazioni fosse ampiamente condiviso in azienda.

Il passo successivo è stato individuare una figura interna responsabile della formazione, con l’obiettivo di creare un processo di adozione condiviso e coerente, ma anche adattabile alle esigenze individuali.

Durante questa fase di formazione e attraverso il confronto tra utenti e persone coinvolte nei nuovi processi CRM, è stato possibile affinare ulteriormente l’implementazione, valorizzando l’esperienza dei dipendenti coinvolti.

A seguito di questa attività, il team ha iniziato a redigere un manuale interno che riassume tutte le decisioni relative all’architettura del sistema e documenta i nuovi flussi di gestione delle informazioni, affinché potessero diventare patrimonio aziendale ed essere condivisi ancora più ampiamente all’interno dell’organizzazione.

Una volta completate l’analisi degli obiettivi e la fase di personalizzazione del software, è iniziato il progetto CRM vero e proprio. Per gestire il processo di implementazione in modo più efficace, il progetto è stato suddiviso in tre fasi distinte. Le prime due fasi sono state completate, mentre la terza fase—che include l’integrazione di preventivi e ticket di assistenza—sarà completata entro un paio di mesi.

In questa fase, la vista unificata di clienti e opportunità di vendita ha reso possibile impostare attività ricorrenti e di monitoraggio, e i primi risultati positivi indicano già come le capacità analitiche—e di conseguenza la qualità del servizio—miglioreranno una volta che il progetto sarà pienamente completato.

OpenSymbol ha supportato il team interno con diversi specialisti che hanno aiutato a definire i requisiti, analizzare la situazione, sviluppare il prototipo e poi adattare e integrare il CRM con i sistemi aziendali.

“In tutte le fasi del progetto, le persone coinvolte si sono dimostrate competenti, disponibili e professionali; è stata davvero una collaborazione strategica”, spiega Valentina Ambrosini. “Siamo riusciti a valorizzare le best practice del partner per ottimizzare i nostri processi.”

Punti di forza di Sugar

L’adozione del CRM ha ridotto la ridondanza in alcune operazioni e ha aiutato a introdurre nuove attività, definendo al contempo regole condivise e comuni per gestirle. Il CRM promuove un modo di lavorare condiviso basato su attività ricorrenti. Anche se inizialmente questo può essere percepito come un carico aggiuntivo rispetto alle normali operazioni, nel medio-lungo termine i risultati dimostrano come un approccio più strutturato aiuti a ridurre la complessità complessiva e a migliorare le prestazioni dell’intera organizzazione.

“Un esempio pratico di questi benefici è la gestione di una fiera a Norimberga, dove è stato utilizzato il nuovo flusso di gestione dei contatti tramite un’app di scansione dei biglietti da visita collegata al CRM. Questo ci ha permesso di raccogliere i dati più rapidamente, distribuire in modo efficiente la gestione dei prospect e fare follow-up subito dopo l’evento, con risultati eccellenti”, afferma la Marketing Manager Valentina Ambrosini.

“In passato, la stessa attività—gestita con strumenti tradizionali cartacei—creava difficoltà nell’interpretazione dei dati registrati, rallentando l’intero processo e portando inevitabilmente alla perdita di opportunità a causa di una gestione disorganizzata dei prospect.”

“In passato, la stessa attività causava difficoltà nella comprensione dei dati registrati e rallentava l’intero processo, con l’inevitabile perdita di opportunità dovuta a una gestione non strutturata dei prospect.”
— VALENTINA A., Marketing Manager, Benincà Group

Oggi tutte le attività legate al catalogo prodotti sono state integrate, con la possibilità di gestire i preventivi e monitorare le opportunità, inclusa la gestione dei lead e delle attività correlate. È stato inoltre integrato MailChimp per le campagne di lead generation.

Il miglioramento nella gestione dei prospect rispetto al passato è evidente, e questo ha anche permesso al gruppo di iniziare a gestire in modo costante tutti i contatti che interagiscono con una qualsiasi delle aziende del gruppo, indipendentemente da come avviene l’interazione, a beneficio di tutti i brand.

In particolare, il team marketing ha utilizzato le nuove funzionalità per supportare meglio le attività commerciali, investendo in campagne di brand awareness con obiettivi di lead generation chiaramente definiti.

“Prima di adottare il CRM, era difficile immaginare un allineamento così stretto tra attività marketing e vendite, perché non c’era uno strumento che ci permettesse di lavorare fianco a fianco e mettere a punto le iniziative per raggiungere obiettivi sempre più precisi e condivisi. È un vero successo”, conclude Valentina Ambrosini.

Sugar consente a Benincà Group di offrire ai propri clienti un servizio più completo, proponendo soluzioni multiple supportate dall’affidabilità di un gruppo internazionale. Questa visione di gruppo deve essere perseguita anche in termini di qualità del servizio—ed è proprio qui che il CRM diventa essenziale, attraverso la gestione centralizzata dei clienti e la valutazione del potenziale cliente da una prospettiva di gruppo.