Barnardos Australia aveva un problema: il suo stack tecnologico era sovradimensionato e inefficiente.

L’organizzazione benefica si affidava a nove sistemi per gestire i casi e i rischi, monitorare gli aspetti finanziari e comunicare con il personale e le famiglie.

“La mancanza di coerenza era il nostro problema più grande. I nostri sistemi non erano allineati né avevano la capacità di raccogliere tutte le informazioni di cui avevamo bisogno in un unico posto”, afferma Matt Hooey, Head of Practice and Impact.

Il numero di sistemi in uso impediva al team di raggiungere la massima efficienza. Per esempio, gli operatori dovevano inserire le note dei casi in un sistema, trovare importanti dati personali in un altro e gestire le segnalazioni di incidenti in un’ulteriore piattaforma.

La reportistica era ancora più difficile. Barnardos Australia doveva registrare e comunicare agli enti preposti i dettagli di ogni famiglia e di ogni bambino per ottenere i finanziamenti. La reportistica era lenta e soggetta a errori perché i dati di migliaia di persone erano distribuiti su più piattaforme.

“Avevamo bisogno di un unico sistema, un CRM flessibile, per sostituire le nove piattaforme esistenti e semplificare i flussi di lavoro”, afferma Matt. E così l’organizzazione ha intrapreso quella che Matt definisce audacemente “la trasformazione più significativa da quando Barnardos è arrivata in Australia dal Regno Unito nel 1921.”

Trasformazione dei processi con Sugar e Liferay

Barnardos Australia ha valutato attentamente quindici diverse opzioni prima di scegliere Sugar. “Abbiamo scelto Sugar perché era flessibile; abbiamo capito che potevamo configurarlo per adattarsi a diversi flussi di lavoro in tutta l’organizzazione”, dice Matt. “Inoltre, ci è sembrato che Sugar condividesse il nostro impegno nel fare la differenza nella vita dei bambini.”

Parte della flessibilità di Sugar era la sua capacità di integrarsi con Liferay, una piattaforma di digital experience. L’organizzazione prevede di usare l’integrazione di Sugar con Liferay per creare portali personalizzati per i bambini e le loro famiglie. Attraverso un portale basato su Liferay, i genitori affidatari possono accedere subito a informazioni importanti da Sugar, come i dettagli di Medicare, i contatti di emergenza e i programmi delle attività.

Inoltre, anche i bambini stessi potranno accedere ai propri dati e controllarli. “Volevamo trovare un modo per dare ai bambini un accesso più semplice alle proprie informazioni: è la storia della loro vita e meritano di avere accesso ai propri dati”, dice Matt.

Il lancio di Sugar e Liferay ha comportato la migrazione di migliaia di storici dei casi su un’unica piattaforma e la formazione di oltre 450 dipendenti. Per Barnardos Australia è stata un’iniziativa enorme e i risultati sono stati altrettanto significativi.

Riunire nove sistemi in un’unica piattaforma

Con Sugar e Liferay, il lavoro in Barnardos Australia si è trasformato completamente. Ora il personale di tutta l’organizzazione si affida a una sola piattaforma, non a nove, per trovare e gestire le informazioni.

Gli operatori risparmiano ore ogni giorno usando un’unica dashboard, invece di più sistemi, per scrivere note sui casi, monitorare gli incidenti e registrare le fatture. “Sugar riduce il lavoro duplicato e semplifica i processi, così i nostri team hanno più tempo per lavorare direttamente con i bambini e le loro famiglie”, spiega Matt.

Per gli affidatari, le informazioni in tempo reale da Sugar garantiscono che i loro portali basati su Liferay siano sempre aggiornati. Gli affidatari possono anche inviare segnalazioni di incidenti tramite i portali, che si aggiornano automaticamente in Sugar, con una comunicazione più rapida e pratiche più sicure.

Nel frattempo, i team che si occupano della reportistica verso il governo non perdono più tempo a cercare i dati, il che permette loro di generare report in pochi minuti. Questi report più rapidi e accurati rendono più facile ottenere finanziamenti, un miglioramento significativo per l’organizzazione.

Una reportistica migliorata consente anche una pianificazione più strategica. “Ora è molto più facile monitorare e misurare i risultati nei 180 programmi che gestiamo”, dice Matt. “Possiamo generare report sui risultati specifici dei programmi, valutarli e identificare le tendenze della comunità in tempo reale.”

In breve, Sugar e Liferay hanno ridefinito l’infrastruttura operativa di Barnardos Australia. “Ciò che Sugar e Liferay ci stanno aiutando a fare è sostenere i bambini vulnerabili nel riprendersi e prosperare, così da poter raggiungere il loro futuro migliore. Questo è il nostro obiettivo finale”, dice Matt.