Avec des projets de premier plan en Europe, en Amérique du Nord, en Asie et au Moyen-Orient, la croissance de BIG dépassait sa capacité à suivre les projets et les contacts.

BIG s’était appuyée sur Microsoft Outlook et Excel pour la gestion des contacts, sans base de données centrale pour regrouper toutes les informations. Les utilisateurs ne pouvaient pas trouver les données ni faire des rapports en temps voulu.

La direction a décidé qu’il était vital de centraliser les données, en créant un lieu unique où les utilisateurs pourraient accéder à toutes les informations. Et il fallait le faire maintenant ; attendre aurait pu doubler le temps et les coûts nécessaires pour effectuer le changement.

Avant de déployer Sugar, BIG disposait d’un CRM commercialisé pour les secteurs de l’architecture et de l’ingénierie, mais l’entreprise l’a abandonné en moins d’un an. BIG avait plusieurs besoins de configuration personnalisée que cet autre CRM n’était pas conçu pour prendre en charge, et elle avait besoin d’une intégration Outlook.

Non seulement l’absence d’un CRM robuste de niveau entreprise nuisait à l’activité, mais elle freinait aussi l’enthousiasme des utilisateurs envers tout CRM. « Il y avait un sentiment général de lassitude autour du sujet de la mise en place d’un nouveau CRM », explique Arielle Cruz, responsable du développement commercial.

Un CRM pour les profils visuels

L’équipe BIG est composée de personnes très visuelles. Ce sont des designers de nature, des apprenants et des communicants visuels, inspirés par ce qui est visuellement saisissant. Ce besoin correspondait parfaitement à l’expertise de Sugar, car la plateforme de transformation métier est facilement personnalisable à moindre coût.

L’application Sugar Enterprise a été personnalisée pour reprendre tout le code couleur que BIG utilisait dans Outlook et Excel.

Quand Outlook a été synchronisé avec Sugar, les utilisateurs ont retrouvé les mêmes codes couleur familiers pour les contacts. « Nous aimons la façon dont les contacts et les relations sont liés de manière complète », dit Arielle. « Nous pouvons identifier les personnes qui travaillent sur un projet ainsi que leur rôle sur ce projet, ce qui est très important pour nous. »

L’équipe de développement commercial, qui conservait une feuille de calcul complexe avec code couleur pour suivre le statut et le type des projets potentiels, a vu les mêmes indicateurs de couleur lors de la génération de rapports dans Sugar.

Le maintien des codes couleur a considérablement facilité l’adoption par les utilisateurs.

Aujourd’hui, BIG utilise Sugar pour gérer un pipeline multi-pays et les activités de développement commercial. Les équipes marketing, développement commercial, presse et front office voient Sugar concrétiser leurs attentes initiales en matière de fonctionnalités CRM.

BIG va s’appuyer sur le succès de son CRM

Portée par le succès de son déploiement et de l’adoption utilisateur, BIG étudie d’autres usages de Sugar, comme l’ajout de fonctionnalités pour suivre les expositions et conférences de l’entreprise.

Arielle souhaite également obtenir davantage d’informations opérationnelles en développant l’usage des rapports et des tableaux de bord. Il semble qu’elle bénéficiera d’un soutien au niveau de la direction. « Notre système CRM sur mesure garantira que BIG puisse répondre à toute possibilité future », affirme Kai-Uwe Bergmann, associé chez BIG et responsable du développement commercial.

Intégrations
Outlook

Personnalisations
Modules Tâche et Contact adaptés pour le code couleur