Seit über 30 Jahren produziert Pennine Lubricants an seinem Standort in Sheffield Industrieöle und Schmierstoffe und hat sich von einem kleinen, familiengeführten Betrieb zu einem Hersteller und Lieferanten mit einer Reichweite in ganz Europa, der Türkei und Israel entwickelt.

Das Unternehmen arbeitet eng mit jedem Kunden zusammen, um Produkte individuell anzupassen und praxisnahe Unterstützung zu bieten – sei es bei der Entwicklung eines kundenspezifischen Schmierstoffs für eine bestimmte Anwendung oder bei der Durchführung von Fluid-Management-Programmen, damit der Betrieb reibungslos läuft.

Mit dem Wachstum Schritt halten

Doch dieses Wachstum brachte auch Herausforderungen mit sich. Da nur vier Vertriebsmitarbeitende mehr als tausend aktive Kunden betreuten, fiel es dem Vertriebsteam von Pennine schwer, den Überblick über die Kundenaktivitäten zu behalten. „Jeder hatte sein eigenes System – persönliche Notizen, Tabellen oder was auch immer für ihn funktionierte“, sagt John Grierson, Sales Director bei Pennine Lubricants. „Das führte zu Problemen, vor allem wenn Konten neu zugewiesen wurden oder jemand das Unternehmen verließ.“

Neben dem Verlust an Kontinuität lief das Team auch Gefahr, potenzielle Verkaufschancen zu verpassen. „Es liegt in der menschlichen Natur, sich auf die wichtigsten 20 % der Kunden zu konzentrieren – diejenigen, mit denen man ständig spricht. Ohne ein klares System können die übrigen leicht aus dem Blick geraten“, ergänzt Grierson.

Auf der Suche nach Benutzerfreundlichkeit

Das Unternehmen versuchte zunächst, Vertriebsdaten über seine ERP-Software (Enterprise Resource Planning), SAP, zu analysieren, empfand diese jedoch als langsam und sperrig. „SAP ist großartig für Produktion, Fertigung und Buchhaltung, aber wir brauchten etwas, das für den Außendienst entwickelt wurde“, sagt Grierson. Sie probierten auch Salesforce aus, doch es ließ sich nicht mit ihrem Backoffice-System synchronisieren. „Außerdem wirkte es für unsere Anforderungen zu stark auf Großunternehmen ausgerichtet und zu kompliziert.“

Um bessere Vertriebseinblicke zu gewinnen, entschied sich Pennine Lubricants wegen der benutzerfreundlichen Oberfläche für Sugar Predict. „Die Einführung neuer Software kann nach hinten losgehen, wenn sie zu komplex oder zu zeitaufwendig ist“, sagt er. „SugarAI war das Gegenteil – intuitiv, geradlinig und einfach zu bedienen. Ich wusste, dass unser Team keine Angst haben würde, etwas ‚kaputtzumachen‘.“

Veränderungen vorantreiben

Speziell für Vertriebsteams entwickelt, verbindet sich sales-i nahtlos mit ERPs und verwandelt Kundendaten in tägliche Vertriebsinformationen, auf die Mitarbeitende direkt reagieren können. Pennine integrierte Sugar Predict schnell in die täglichen Abläufe und ermutigte das Team, sich darauf zu konzentrieren, wertvolle Erkenntnisse zu erfassen statt jedes kleine Detail. „Wir haben klargemacht: Es geht nicht um Mikromanagement“, sagt Grierson. „Es geht darum, unsere Kundendaten effektiver zu nutzen, um Chancen zu erkennen.“

Vertreter von SugarAI kamen in die Büros von Pennine, um das Team zu schulen und zu unterstützen, was die Einführung leichter zu steuern machte. „Die Schulung war gut strukturiert und in gut verdaulichen Abschnitten aufgebaut – perfekt für diejenigen, die sich von einem neuen System vielleicht überfordert fühlen“, sagt Grierson. „Wann immer wir Fragen hatten, bekamen wir schnelle, hilfreiche Antworten. Diese persönliche Betreuung von SugarAI war fantastisch. Man hat das Gefühl, mit einem Team zu arbeiten, dem wirklich etwas an einem liegt und das in den eigenen Erfolg investiert ist. Genau diese Art von Beziehung versuchen wir auch zu unseren Kunden aufzubauen.“

Im Rahmen der Einführung standardisierte Pennine außerdem seinen Vertriebsprozess und schuf klare Phasen wie Akquise, Verhandlung und Abschluss. „Wenn das Team jetzt über einen Kunden spricht, sprechen alle dieselbe Sprache“, sagt Grierson.

Umsetzbare Erkenntnisse gewinnen

Heute ist Sugar Predict vollständig in das ERP-System von Pennine integriert und stellt dem Vertriebsteam alle Kundendaten, Notizen und Dokumente direkt zur Verfügung. Vor einem Kundentermin können Mitarbeitende die Datensätze auf ihren Tablets aufrufen und KI-gestützte Berichte für schnelle Einblicke prüfen. Das System verfolgt auch Leistungskennzahlen, etwa die für Servicebesuche aufgewendete Zeit, und hilft dem Management so, bessere Personalentscheidungen zu treffen.

Mit Sugar Predict hat das Team von Pennine jetzt einen vollständigen Blick auf jeden Kunden – von Kaufmustern bis zum Zahlungsstatus. „Es ist ein schneller Überblick darüber, was gerade passiert – ob bestimmte Produkte zurückgegangen sind, sich die Ausgaben verändert haben oder neue Kontakte hinzugekommen sind“, sagt Grierson. „Früher hätte ich von bestimmten Projekten nur erfahren, wenn ich direkt an Gesprächen mit Vertriebsmitarbeitenden beteiligt gewesen wäre. Jetzt kann ich alles sehen, was insgesamt passiert. Diese Transparenz ist unglaublich wertvoll.“

Trends analysieren, Chancen nutzen

Sugar Predict hält außerdem historische Interaktionen und wichtige Erkenntnisse jederzeit griffbereit. Als zum Beispiel das Produkt eines Wettbewerbers bei einem Kunden versagte, wechselte dieser zu Pennine. Über den Verkaufsabschluss hinaus hielt das Team entscheidende Details fest – um welches Produkt es sich handelte, warum es versagte und wie der Kunde reagierte. Jetzt kann jeder bei Pennine nach dem Produkt dieses Wettbewerbers suchen, diese Notizen aufrufen und sofort den Kontext verstehen, selbst wenn er am ursprünglichen Vorfall nicht beteiligt war.

Mit diesem 360-Grad-Blick auf frühere und aktuelle Trends kann Pennine nun Chancen erkennen, die zuvor möglicherweise unbemerkt geblieben wären. „Wir verfolgen nicht nur, was Kunden kaufen, sondern erkennen auch genau, was sie nicht kaufen“, sagt Grierson. „Wenn ein Kunde schon länger nichts bestellt hat oder nur eine Produktart kauft, können wir zum richtigen Zeitpunkt aktiv werden und etwas Neues vorschlagen. So bleiben wir proaktiv und erschließen Umsätze, die wir früher vielleicht verpasst hätten.“

Reibungsloser umsetzen

Dank integrierter Erinnerungen von sales-i lässt das Team keine Leads mehr durchrutschen und kann jeden leichter bis zum Abschluss weiterverfolgen. „Sugar Predict hält alles sichtbar im Fokus, bis es geklärt ist – ob es ein Gewinn, ein Verlust oder etwas ist, das wir später noch einmal aufgreifen“, sagt Grierson.

Pennine hat auch verbessert, wie es seine Vertriebskampagnen durchführt. „SugarAI hilft uns nachzuverfolgen, wie jede Interaktion stattgefunden hat – ob per Telefon, E-Mail oder persönlich“, sagt Grierson. „Jetzt können wir sehen, welche Methoden am besten funktioniert haben, und Erkenntnisse von allen Vertriebsmitarbeitenden an einem Ort sammeln.“ So wendet das Team das Gelernte auf künftige Kampagnen an und macht jede einzelne zielgerichteter und wirkungsvoller.

Bereit zum Skalieren

Da SugarAI die Schwerstarbeit übernimmt, ist Pennine besser aufgestellt, seinen Kundenstamm auszubauen, ohne überlastet zu werden. „Früher fühlten sich einige Teammitglieder durch die Anzahl der betreuten Konten stark beansprucht“, sagt Grierson. „Heute nicht mehr. SugarAI nimmt diese mentale Last ab und macht es leichter, einen großen Kundenstamm im Blick zu behalten, ohne potenzielle Chancen zu verpassen. Wir steuern das aktuelle Vertriebsvolumen so effektiv, dass eine Erweiterung des Teams derzeit überhaupt nicht auf dem Plan steht.“