Wenn wir durch belebte Straßen in Stadtzentren und Geschäftsvierteln gehen, verschwenden viele von uns keinen zweiten Gedanken an Beton. Wir bewundern gut gestaltete Orte, denken aber selten an eines der grundlegendsten Materialien, das diese Räume prägt.

Zum Glück für Bürger und Besucher Kolumbiens tun das die Menschen bei Kreato. Als innovativer Akteur in Kolumbiens dynamischer Bauindustrie entwickelt und produziert Kreato hochwertige Betonfertigteile, die die Natur nachahmen.

Angetrieben wird die Arbeit von Kreato von dem Wunsch, enge und langfristige Beziehungen zu all ihren Kunden aufzubauen. Dazu gehören einige der größten Namen im kolumbianischen Baugewerbe, wie Constructora Bolívar, Constructora Colpatria und Amarilo.

Das Unternehmen sieht seine Kunden als Freunde und möchte die Beziehung ständig im Blick behalten. Dafür braucht es harte Arbeit und eine intelligente Customer-Relationship-Management-(CRM)-Lösung.

„Bevor ich zum Unternehmen kam, nutzte Kreato Excel, um alles zu verwalten“, erzählt Sandra Ramirez, Commercial Coordinator bei Kreato. „Alle Informationen waren in den Köpfen der Vertriebsmitarbeiter gespeichert, die direkten Kontakt mit dem Kunden hatten. Das Unternehmen hatte das Gefühl, nicht über alle benötigten Informationen zu verfügen.“

Außerdem tat sich Kreato schwer damit, Kunden und Chancen zu quantifizieren. Obwohl das Unternehmen seit über einem Jahrzehnt mit Ausschreibungen im öffentlichen Sektor arbeitet, war es weiterhin schwierig, wichtige Chancen frühzeitig zu erkennen.

Da Bauprojekte Zeit brauchen und Leads über Jahre hinweg gepflegt werden müssen, musste Kreato diese Chancen ebenfalls über Jahre hinweg entwickeln, um das Kaufverhalten seiner Kunden zu verstehen.

Fragmentierte Daten und verteilte Zuständigkeiten

Diese Herausforderungen trieben das Wachstum von Kreato an. Obwohl die Vertriebsmitarbeiter ein tiefes Wissen über die Kunden von Kreato hatten, gab es kein zentrales System zum Teilen von Geschäftsinformationen.

„Jeder Vertriebsmitarbeiter hatte seine eigene Art, Dinge zu tun“, fügt Sandra hinzu. „Die erfahreneren hatten einen ganz anderen Vertriebsstil als neuere Mitarbeiter, und deshalb erreichten uns die Informationen auf unterschiedliche Weise.“

Alle Informationen, die Kreato überhaupt hatte, wurden in Excel-Tabellen verwaltet, was einschränkte, was das Unternehmen mit seinen Vertriebsdaten tun konnte. Die Mitarbeiter mussten Diagramme, Grafiken und Pivot-Tabellen manuell erstellen, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen.

„Das ist für das Vertriebsmanagement eingeschränkt, denn wir können das Kaufverhalten nicht erkennen – es sagt uns nicht, wie wir mit einem Kunden verhandeln müssen oder welche Erfahrungen wir gemacht haben“, erklärt Sandra.

Die manuelle Dateneingabe führte außerdem zu menschlichen Fehlern, versehentlichen Löschungen und defekten Formeln, was die Zuverlässigkeit der Vertriebsberichte untergrub. Da die Daten in Tabellen oder in den Köpfen der Mitarbeiter lagen, konnte Kreato seine Vertriebsinformationen nicht mit anderen Tools wie Marketing-Automatisierungsplattformen oder ERP-Systemen integrieren.

Das schränkte die Fähigkeit des Unternehmens ein, Daten systemübergreifend zu synchronisieren, die Dateneingabe zu automatisieren und Prozesse zu straffen. Außerdem gingen jedes Mal kritische Informationen verloren, wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen verließ, was die Kontinuität in der Kundenbetreuung erschwerte.

„Wir hatten nicht einmal eine Möglichkeit zu wissen, wie viele Kunden und Chancen wir hatten“, fügt Sandra hinzu. „Uns fehlte das vollständige Bild des Geschäfts.“

Erfolg quantifizieren

Das Unternehmen begann, nach einer CRM-Plattform zu suchen, die als Zuhause für ihre Kundendaten dienen und alles rund um den Vertrieb quantifizieren würde, um eine genaue Prognose ihrer Pipeline zu erhalten. Kreato entschied sich für SugarAI, setzte zunächst gemeinsam mit einem Berater ein erstes Rollout um und ging später eine Partnerschaft mit SASA ein, um Sugar Sell einzuführen.

„Der Ansatz und der Service, den wir von SASA erhalten haben, waren sehr positiv. Sie haben uns mehrere Male besucht. Wir konnten außerdem mit dem Team zusammenarbeiten, um auf unsere spezifischen Anforderungen einzugehen. Die Zusammenarbeit mit SASA hat die Prozesse für uns deutlich einfacher gemacht.“

Mit Sugar konnte Kreato die Kundensegmentierung beschleunigen und die Vertriebsquantifizierung auf Basis realer Daten und wertvoller Erkenntnisse statt Intuition oder Bauchgefühl verbessern.

Noch wichtiger ist, dass Kreato nun die Kaufgewohnheiten seiner Kunden sehen kann. „Wir konnten Kunden identifizieren, die viele Angebote anfordern, aber nicht kaufen“, sagt Sandra. „Wir sehen auch, mit wem wir 50 % der Abschlüsse erzielen.

Diese Informationen helfen uns, schnell zu handeln, wenn wir neue Angebote vorstellen und entscheiden, wen wir ansprechen.“

Die Vorteile der Nutzung von Sugar waren sofort offensichtlich. „Sugar ist ein sehr flexibles, benutzerfreundliches Tool“, berichtet Sandra. „Es wurde perfekt an unser Unternehmen und unsere Anforderungen angepasst. Seine Vielseitigkeit ist großartig, und es hat uns geholfen, den Vertrieb besser zu strukturieren.“

100 % Kundenabdeckung erreichen

Bei ihrem Bestreben, enge Kundenbeziehungen aufzubauen, möchte Kreato eine 100%ige Abdeckung aller Kunden und Interessenten erreichen. Sugar ist dabei entscheidend, indem es Vertriebsmitarbeitern hilft, Nachfassaktionen für potenzielle Abschlüsse zu planen.

Alle Leads werden jetzt in Sugar erfasst, sodass keine Chance verloren geht. „Vor Kurzem haben wir die Smart Guides von Sugar eingeführt, um mehr Flexibilität bei den Daten zu ermöglichen, die wir erfassen“, sagt Sandra. „SASA hat uns außerdem geholfen, Sugar mit unserer Website zu integrieren, sodass Interessenten, die über die Seite kommen, automatisch zu einem Lead werden. SASA hat uns durch den Prozess geführt und unseren Website-Anbieter unterstützt.“

Auch die Steuerung langer Vertriebszyklen ist einfacher geworden. Viele der Projekte von Kreato kommen aus dem öffentlichen Sektor, und Sandra und ihr Team überwachen ständig Ausschreibungs- und Angebotsplattformen.

Mit Sugar übertragen sie nun alle relevanten Informationen in das Leads-Modul und klassifizieren die Chance lange bevor Kreato den ersten Kontakt herstellt. „Wir speisen unsere Datenbank täglich mit Leads. Wir verfolgen die Ausschreibungen und die teilnehmenden Auftragnehmer nach und geben fortlaufend relevante Informationen in das CRM ein“, erklärt Sandra.

„Jetzt kann ich das Geschäftspotenzial lange vor dem eigentlichen Verkaufsstart erkennen. Wir haben Ausschreibungen aus dem Jahr 2011, an die wir noch immer verkaufen, und wir haben Chancen, die vor drei Jahren identifiziert wurden. Sugar hilft uns zu verstehen, nicht nur was wir jetzt verkaufen, sondern auch welche Chancen in vier Jahren kommen werden.“

Unterstützung im Tagesgeschäft

Mit über 700 aktiven Kunden ist Sugar zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor im Alltag von Kreato geworden. Für Sandra war es ein hart erkämpfter Erfolg, und der Umstieg fiel nicht leicht. „Viele der älteren Vertriebsmitarbeiter wollten die neue Lösung zunächst nicht einmal nutzen, weil sie dachten, sie bringe mehr Komplexität in ihre tägliche Arbeit“, erzählt Sandra. „Aber diejenigen, die Sugar angenommen haben, können heute nicht mehr ohne arbeiten.“

Heute verlassen sich diese Mitarbeiter auf die Plattform für rechtzeitige Kunden-Nachfassaktionen, die Überwachung von Chancen und die Nachverfolgung von Vertriebsergebnissen. „Mit Sugar und SASA zu arbeiten, war eines der besten Dinge für unser Vertriebsteam“, sagt Sandra. „Sugar zeigt uns alles. Wir haben damit mehr als 8.800 Chancen identifiziert.“

Alle Vertriebsmitarbeiter erreichen nun eine 100%ige Kundenabdeckung, und die Berichte in Sugar zeigen Sandra genau, an welcher Stelle sich jeder Kunde im Vertriebsprozess befindet. Verpasste Chancen gehören bei Kreato der Vergangenheit an.

Heute wird Kreatos Ziel, mit seinen Kunden freundschaftliche Beziehungen aufzubauen, durch das zentrale Vertriebsautomatisierungstool erleichtert. Sugar Sell hat das Wachstum von Kreato zweifellos vorangetrieben, und das Unternehmen plant, die Lösung auch in den kommenden Jahren weiter zu nutzen.

„Ohne Sugar hätten wir nicht vorankommen können. Wenn das Unternehmen irgendwann in der Zukunft einen weiteren Geschäftsbereich eröffnen oder ein weiteres Produkt schaffen will, wissen wir, wen wir anrufen müssen. Sugar hat sich als so zuverlässig erwiesen, und wir können es problemlos an neue Herausforderungen anpassen“, schließt Sandra.