Die Vertriebs- und Serviceteams von Ex-Cell Kaiser bearbeiten komplexe Aufträge für maßgeschneiderte Abfall- und Recyclingbehälter. Da das Unternehmen einen schnellen Versand verspricht, brauchte es einen klaren Überblick über jede Kundeninteraktion, jedes Angebot und jede Bestellung. Durch die Integration von Syspro ERP mit Sugar kann das Team sofort das vollständige Bild sehen.

Seit fast einem Jahrhundert stellt Ex-Cell Kaiser Produkte für Recycling, Gastgewerbe und Facility-Management her. Das in den USA ansässige Unternehmen ist vor allem für markante Abfall- und Recyclingbehälter bekannt – wie man sie in Hotels, Colleges, Flughäfen und anderen öffentlichen Bereichen sieht – die auf Bestellung für Distributoren und Private-Label-Partner gefertigt werden. Jede Einheit kann mit Oberflächen, Farben, Grafiken, Logos und Layouts individuell angepasst werden, um zum Branding eines Standorts zu passen und einen Standardbehälter in einen Teil des Gesamtdesigns zu verwandeln.

Verstreute Kundendaten

Dieses Maß an Individualisierung, kombiniert mit dem Versprechen, in nur 10 Tagen zu liefern, setzt Ex-Cell Kaiser bei der Verarbeitung von Kundeninformationen stark unter Druck. Jahrelang arbeitete Ex-Cell Kaiser mit einem Flickenteppich aus Systemen – Syspro Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Software auf der einen Seite, Customer-Relationship-Management-(CRM)-Daten auf der anderen.

Kontakte gingen verloren, wenn Personen zwischen Distributoren wechselten, und Datenfehler häuften sich. Um schnell zu liefern und wettbewerbsfähig zu bleiben, brauchte das Unternehmen eine klare Echtzeitansicht jeder Kundeninteraktion, jedes Angebots und jeder Bestellung.

Zwei Systeme zu einem zusammenführen

Als Syspro eine Integration mit Sugar einführte, nutzte Ex-Cell Kaiser sofort die Chance, sie auszuprobieren.

„Was wir gesehen haben, war ein renommiertes Unternehmen mit einer robusten CRM-Lösung und, ganz wichtig, guten Integrationsfähigkeiten“, sagte Speizman. „Das Sugar-Team war absolut herausragend – es hat uns geholfen, eine sehr solide Lösung zu schaffen.“

Sugar übernahm den Rollout – migrierte historische Daten aus dem vorherigen CRM in Sugar – und arbeitete mit Syspro zusammen, um die ERP-Verbindung einzurichten. Die Einführung verlief schnell, da die Nutzer die Workflows durch kurze Schulungsvideos von Sugar leicht verstanden.

Vollständige Kundentransparenz

Mit der Sugar-for-Syspro-Lösung laufen die Vertriebs- und Fertigungssysteme von Ex-Cell Kaiser jetzt wie ein einziges System. Alle sehen in Echtzeit das vollständige Bild, ohne zwischen Systemen zu wechseln. Die Kundendaten, Bestellungen und Kommunikationen des Unternehmens sind jetzt korrekt, aktuell und leicht zugänglich – und die Mitarbeitenden verbringen weniger Zeit mit manuellen Prüfungen und Korrekturen.

„Die Individualisierung und der Detailgrad in Sugar haben es uns ermöglicht, im gesamten Unternehmen personalisierte Dashboards zu erstellen“, sagte Anna Cosentino, VP, Sales & Marketing, Ex-Cell Kaiser. „Diese Dashboards ermöglichen es unseren Executive- und Management-Teams, entweder eine 30.000-Fuß- oder 1.000-Fuß-Sicht auf dasselbe Geschäft zu sehen. Der Vertrieb kann die spezifischen Details sehen, die er braucht, um erfolgreich Abschlüsse zu erzielen.“

Cases, Opportunities, Contracts und Kommunikationen, die früher in E-Mails, gemeinsamen Laufwerken und Papierakten lagen, befinden sich jetzt in Sugar. Mit der Outlook-Integration von Sugar können die Teams von Ex-Cell Kaiser schnell auf die benötigten Kundeninformationen zugreifen, ohne eine lange E-Mail-Liste durchsuchen zu müssen.

„Von einem Bildschirm aus können Vertriebs- und Kundenservice-Teams eine einzelne E-Mail an Sugar senden und sicherstellen, dass sie für alle verfügbar ist, die sie benötigen – unabhängig davon, ob sie mit einer Opportunity, einem Lead, einem Service Case oder einer SKU zusammenhängt“, sagte Cosentino.

Genaue Daten und synchronisierte Bestellungen

Da Ex-Cell Kaiser über Distributoren arbeitet, war es zuvor schwierig, Informationen über Endnutzer zu sammeln. Jetzt, da Lieferorte und andere Details aus Syspro einfließen, kann das Unternehmen Endnutzerinformationen ableiten, wodurch Datensätze deutlich genauer und besser nutzbar werden. Vertriebs- und Rechnungsdaten erscheinen sauber in Sugar und geben dem Team eine klare Sicht auf die Performance ohne zusätzlichen Abgleich.

Der Opportunity-to-Invoice-Flow ist jetzt deutlich stärker optimiert. Das Team erfasst Verkaufschancen und Angebote in Sugar, und sobald ein Deal gewonnen ist, werden die Bestelldetails automatisch mit Syspro synchronisiert. Diese Bestellung wird dann in Syspro erstellt, erfüllt und in Rechnung gestellt, und die Informationen fließen direkt zurück in Sugar.

„Wir sehen die Syspro-Integration mit Sugar als große Chance“, sagte Speizman. „Sie hat es uns ermöglicht, das Fundament für den effektiven Workflow zu schaffen, den wir uns immer gewünscht haben.“