Barnardos Australia hatte ein Problem: Der Technologie-Stack war aufgebläht und ineffizient.

Die Wohltätigkeitsorganisation nutzte neun Systeme, um Fallarbeit und Risiken zu verwalten, Finanzdaten nachzuverfolgen und mit Mitarbeitenden und Familien zu kommunizieren.

„Mangelnde Konsistenz war unser größtes Problem. Unsere Systeme waren weder aufeinander abgestimmt noch in der Lage, alle Informationen, die wir brauchten, an einem Ort zu erfassen“, sagt Matt Hooey, Head of Practice and Impact.

Die Vielzahl der eingesetzten Systeme hinderte das Team daran, seine volle Effizienz auszuschöpfen. So mussten Fallbearbeitende beispielsweise Fallnotizen in einem System eingeben, wichtige personenbezogene Daten in einem anderen finden und Vorfallberichte auf einer weiteren Plattform verwalten.

Die Berichterstattung war noch schwieriger. Barnardos Australia muss die Daten jeder Familie und jedes Kindes für Aufsichtsbehörden erfassen und melden, um Fördermittel zu sichern. Die Berichterstattung war langsam und fehleranfällig, weil Daten zu Tausenden von Personen auf verschiedene Plattformen verteilt waren.

„Wir brauchten ein System, ein flexibles CRM, um die neun bestehenden Plattformen zu ersetzen und Workflows zu vereinfachen“, sagt Matt. So machte sich die Wohltätigkeitsorganisation an das, was Matt kühn „die bedeutendste Transformation seit der Ankunft von Barnardos aus dem Vereinigten Königreich in Australien im Jahr 1921“ nennt.

Prozesse mit Sugar und Liferay transformieren

Barnardos Australia prüfte fünfzehn verschiedene Optionen sorgfältig, bevor es sich für Sugar entschied. „Wir haben uns für Sugar entschieden, weil es flexibel war; wir haben gesehen, dass wir es so einrichten konnten, dass es zu verschiedenen Workflows in der gesamten Organisation passt“, sagt Matt. „Außerdem hatten wir das Gefühl, dass Sugar unser Engagement teilt, das Leben von Kindern zu verbessern.“

Ein Teil der Flexibilität von Sugar war die Möglichkeit zur Integration mit Liferay, einer Digital-Experience-Plattform. Die Wohltätigkeitsorganisation plant, die Integration von Sugar mit Liferay zu nutzen, um individuelle Portale für Kinder und ihre Familien zu erstellen. Über ein Liferay-gestütztes Portal können Pflegeeltern sofort auf wichtige Informationen aus Sugar zugreifen, etwa Medicare-Daten, Notfallkontakte und Aktivitätspläne.

Außerdem werden die Kinder selbst auf ihre Daten zugreifen und sie verwalten können. „Wir wollten einen Weg finden, Kindern einen einfacheren Zugang zu ihren eigenen Informationen zu geben; es ist ihre Lebensgeschichte, und sie verdienen Zugang zu ihren Daten“, sagt Matt.

Die Einführung von Sugar und Liferay umfasste die Migration Tausender Fallhistorien auf eine einzige Plattform sowie die Schulung von über 450 Mitarbeitenden. Für Barnardos Australia war das ein gewaltiges Unterfangen, und die Ergebnisse sind ebenso bedeutend.

Neun Systeme auf einer Plattform zusammenführen

Mit Sugar und Liferay hat sich die Arbeit bei Barnardos Australia vollständig verändert. Heute verlassen sich Mitarbeitende in der gesamten Organisation auf nur eine Plattform statt auf neun, um Informationen zu finden und zu verwalten.

Fallbearbeitende sparen täglich Stunden, indem sie ein einziges Dashboard statt mehrerer Systeme nutzen, um Fallnotizen zu schreiben, Vorfälle nachzuverfolgen und Rechnungen zu erfassen. „Sugar reduziert doppelte Arbeit und optimiert Prozesse, sodass unsere Teams mehr Zeit haben, direkt mit Kindern und ihren Familien zu arbeiten“, erklärt Matt.

Für Betreuungspersonen sorgen Echtzeitinformationen aus Sugar dafür, dass ihre Liferay-gestützten Portale immer auf dem neuesten Stand sind. Betreuungspersonen können außerdem über die Portale Vorfallberichte einreichen, die automatisch in Sugar aktualisiert werden, was zu schnellerer Kommunikation und sichereren Abläufen führt.

Gleichzeitig verschwenden die Teams für die staatliche Berichterstattung keine Zeit mehr mit der Datensuche und können Berichte in wenigen Minuten erstellen. Diese schnelleren und präziseren Berichte erleichtern es, Fördermittel zu sichern – eine deutliche Verbesserung für die Organisation.

Die verbesserte Berichterstattung ermöglicht zudem eine strategischere Planung. „Es ist jetzt viel einfacher, Ergebnisse in den 180 Programmen, die wir durchführen, nachzuverfolgen und zu messen“, sagt Matt. „Wir können Berichte zu spezifischen Programmergebnissen erstellen, sie bewerten und Trends in der Gemeinschaft in Echtzeit erkennen.“

Kurz gesagt haben Sugar und Liferay die operative Infrastruktur von Barnardos Australia neu definiert. „Sugar und Liferay helfen uns dabei, gefährdete Kinder bei ihrer Erholung und ihrem Gedeihen zu unterstützen, damit sie ihre bestmögliche Zukunft erreichen können. Das ist unser oberstes Ziel“, sagt Matt.