Con progetti di alto profilo in tutta Europa, Nord America, Asia e Medio Oriente, la crescita di BIG superava la sua capacità di tracciare progetti e contatti.

BIG si era affidata a Microsoft Outlook ed Excel per la gestione dei contatti, senza un database centrale che contenesse tutte le informazioni. Gli utenti non riuscivano a trovare i dati e a fare report in modo tempestivo.

La leadership ha deciso che era fondamentale centralizzare i dati, creando un unico luogo in cui gli utenti potessero accedere a tutte le informazioni. E doveva farlo subito; aspettare avrebbe potuto raddoppiare tempi e costi del cambiamento.

Prima di implementare Sugar, BIG aveva un CRM commercializzato per i settori dell’architettura e dell’ingegneria, ma l’azienda lo ha abbandonato entro un anno. BIG aveva diverse esigenze di configurazione personalizzata che l’altro CRM non era progettato per supportare, e aveva bisogno di un’integrazione con Outlook.

Non solo la mancanza di un CRM solido, di livello enterprise, stava danneggiando il business, ma stava anche smorzando l’entusiasmo degli utenti verso qualsiasi CRM. «C’era una sensazione generale di stanchezza sul tema dell’implementazione di un nuovo CRM», afferma Arielle Cruz, business development manager.

Un CRM per persone visive

Il team BIG è composto da persone altamente visive. Sono designer per natura, apprendono e comunicano in modo visivo, ispirati da ciò che è visivamente straordinario. Questa esigenza rientrava perfettamente nelle capacità di Sugar, perché la piattaforma di trasformazione del business è facilmente personalizzabile in modo economico.

L’applicazione Sugar Enterprise è stata personalizzata per tutta la codifica a colori che BIG utilizzava in Outlook ed Excel.

Quando Outlook è stato sincronizzato con Sugar, gli utenti hanno visto gli stessi codici colore dei contatti a cui erano abituati. «Adoriamo il modo in cui contatti e relazioni sono collegati in modo completo», dice Arielle. «Possiamo identificare le persone che lavorano a un progetto e anche qual è il loro ruolo nel progetto, cosa per noi è super importante.»

Il team di business development, che manteneva un complesso foglio di calcolo con codifica a colori per monitorare stato e tipologia dei progetti potenziali, ha visto gli stessi indicatori colore quando estraeva report in Sugar.

Mantenere i codici colore ha aiutato in modo sostanziale l’adozione da parte degli utenti.

Oggi BIG usa Sugar per gestire una pipeline multi-paese e le attività di business development. I team marketing, business development, ufficio stampa e front office vedono in Sugar la realizzazione delle loro aspettative iniziali sulla funzionalità CRM.

BIG costruirà sul suo successo CRM

Sulla scia del successo dell’implementazione e dell’adozione da parte degli utenti, BIG sta valutando altri utilizzi di Sugar, come aggiungere funzionalità per tracciare le mostre e le lecture dell’azienda.

Arielle vuole anche ottenere maggiori insight operativi ampliando l’uso di report e dashboard. Sembra che avrà il supporto a livello executive. «Il nostro sistema CRM su misura garantirà che BIG sia in grado di rispondere a qualsiasi possibilità futura», afferma Kai-Uwe Bergmann, partner di BIG e responsabile business development.

Integrazioni
Outlook

Personalizzazioni
Moduli Attività e Contatti adattati per la codifica a colori