Durante más de 30 años, Pennine Lubricants ha estado produciendo aceites y lubricantes industriales desde su sede en Sheffield, pasando de ser una pequeña operación familiar a convertirse en un fabricante y proveedor con presencia en toda Europa, Turquía e Israel.

Trabajan estrechamente con cada cliente para adaptar los productos y ofrecer apoyo práctico, ya sea desarrollando un lubricante a medida para una aplicación específica o gestionando programas de fluidos para que las operaciones sigan funcionando sin problemas.

Mantener el ritmo del crecimiento

Pero este crecimiento trajo desafíos. Con solo cuatro representantes de ventas gestionando más de mil clientes activos, el equipo comercial de Pennine tenía dificultades para hacer seguimiento de la actividad de los clientes. «Cada uno tenía su propio sistema: notas personales, hojas de cálculo, lo que le funcionara», dice John Grierson, director comercial de Pennine Lubricants. «Esto empezó a causar problemas, especialmente cuando las cuentas se reasignaban o alguien dejaba la empresa».

Además de perder continuidad, el equipo también corría el riesgo de dejar pasar oportunidades potenciales de venta. «Es naturaleza humana centrarse en el 20 % principal de los clientes – los que contactas constantemente. Sin un sistema claro, el resto puede quedar fácilmente fuera del radar», añade Grierson.

Buscando facilidad de uso

La empresa intentó analizar los datos de ventas a través de su software de planificación de recursos empresariales (ERP), SAP, pero le resultó lento y poco ágil. «SAP es excelente para producción, fabricación y contabilidad, pero necesitábamos algo diseñado para ventas de campo», dice Grierson. También probaron Salesforce, pero no podía sincronizarse con su sistema administrativo interno. «Además, parecía demasiado corporativo y complicado para lo que necesitábamos».

Para obtener una mejor visibilidad comercial, Pennine Lubricants eligió Sugar Predict por su interfaz fácil de usar. «Introducir nuevo software puede salir mal si es demasiado complejo o requiere mucho tiempo», dice. «SugarAI era lo contrario: intuitivo, directo y fácil de usar. Sabía que nuestro equipo no tendría miedo de “romperlo”».

Impulsando el cambio

Diseñado específicamente para equipos de ventas, Sugar Predict se conecta sin problemas con los ERP y convierte los datos de los clientes en información diaria de ventas sobre la que los representantes pueden actuar. Pennine integró rápidamente Sugar Predict en sus rutinas diarias, animando al equipo a centrarse en recopilar información valiosa en lugar de cada pequeño detalle. «Dejamos claro que no se trata de microgestionar», dice Grierson. «Se trata de usar mejor los datos de nuestros clientes para detectar oportunidades».

Los representantes de SugarAI fueron a las oficinas de Pennine para formar y apoyar al equipo, haciendo que la implantación fuera más fácil de gestionar. «La formación estaba bien estructurada y se impartió en bloques manejables, perfectos para quienes pudieran sentirse abrumados por un sistema nuevo», dice Grierson. «Siempre que teníamos preguntas, recibíamos respuestas rápidas y útiles. Ese trato personal de SugarAI ha sido fantástico. Sientes que estás tratando con un equipo al que de verdad le importa y que está comprometido con tu éxito. Es el tipo de relación que nosotros intentamos construir con nuestros clientes».

Como parte de la puesta en marcha, Pennine también estandarizó su proceso de ventas, creando etapas claras como prospección, negociación y cierre. «Ahora, cuando el equipo habla de un cliente, todos hablan el mismo idioma», dice Grierson.

Obtener información útil

Hoy, Sugar Predict está totalmente integrado con el sistema ERP de Pennine, poniendo todos los datos, notas y documentos de los clientes al alcance del equipo comercial. Antes de reunirse con un cliente, los representantes pueden consultar los registros en sus tabletas y revisar informes impulsados por IA para obtener información rápida. El sistema también realiza un seguimiento de métricas de rendimiento, como el tiempo dedicado a las visitas de servicio, ayudando a la dirección a tomar decisiones de personal más inteligentes.

Con Sugar Predict, el equipo de Pennine ahora tiene una visión completa de cada cliente, desde los patrones de gasto hasta el estado de los pagos. «Es una visión rápida de lo que está pasando: si ciertos productos han dejado de comprarse, si el gasto ha cambiado o si se han añadido nuevos contactos», dice Grierson. «Antes, solo me enteraba de ciertos proyectos si participaba directamente en conversaciones con los comerciales. Ahora, puedo ver todo lo que está ocurriendo en toda la empresa. Esa visibilidad es increíblemente valiosa».

Analizando tendencias, aprovechando oportunidades

Sugar Predict también mantiene al alcance las interacciones históricas y la información clave. Por ejemplo, cuando falló el producto de un competidor de un cliente, este se pasó al de Pennine. Además de cerrar la venta, el equipo registró detalles cruciales: qué producto era, por qué falló y cómo respondió el cliente. Ahora, cualquier persona en Pennine puede buscar el producto de ese competidor, recuperar esas notas y obtener contexto al instante, aunque no hubiera estado involucrada en el incidente original.

Con esta visión completa de las tendencias pasadas y actuales, Pennine ahora puede detectar oportunidades que antes podrían haber pasado desapercibidas. «No solo hacemos seguimiento de lo que compran los clientes, sino que identificamos con precisión lo que no están comprando», dice Grierson. «Si un cliente no ha hecho un pedido desde hace tiempo o solo compra un tipo de producto, podemos intervenir en el momento adecuado y sugerir algo nuevo. Es una forma de ser proactivos y captar ventas que antes podríamos haber pasado por alto».

Trabajar con más fluidez

Gracias a los recordatorios integrados de Sugar Predict, el equipo puede evitar que las oportunidades se pierdan, lo que facilita llevar cada una hasta el final. «Sugar Predict mantiene todo visible y prioritario hasta que se resuelve, ya sea un éxito, una pérdida o algo que haya que retomar más adelante», dice Grierson.

Pennine también ha mejorado la forma en que ejecuta sus campañas de ventas. «SugarAI nos ayuda a hacer seguimiento de cómo se produjo cada interacción, ya fuera por teléfono, correo electrónico o en persona», dice Grierson. «Ahora podemos ver qué métodos funcionaron mejor y recopilar información de todos los representantes de ventas en un solo lugar». De este modo, el equipo aplica lo que aprende a futuras campañas, haciendo que cada una sea más específica y eficaz.

Preparándose para crecer

Con SugarAI haciendo el trabajo pesado, Pennine está mejor posicionada para hacer crecer su base de clientes sin verse desbordada. «Antes, algunos miembros del equipo se sentían saturados por la cantidad de cuentas que gestionaban», dice Grierson. «Ya no. SugarAI aligera esa carga mental, haciendo más fácil controlar una amplia base de clientes sin perder oportunidades potenciales. Estamos gestionando el volumen actual de ventas con tanta eficacia que ampliar el equipo ni siquiera está sobre la mesa».