Durante más de 30 años, Pennine Lubricants ha estado produciendo aceites y lubricantes industriales desde su sede en Sheffield, pasando de ser una pequeña empresa familiar a convertirse en un fabricante y proveedor con presencia en toda Europa, Turquía e Israel.

Trabajan estrechamente con cada cliente para adaptar los productos y ofrecer soporte práctico, ya sea desarrollando un lubricante a medida para una aplicación concreta o gestionando programas de fluidos para que las operaciones sigan funcionando sin problemas.

Mantener el ritmo del crecimiento

Pero este crecimiento trajo desafíos. Con solo cuatro representantes de ventas gestionando más de mil clientes activos, el equipo de ventas de Pennine tenía dificultades para hacer seguimiento de la actividad de los clientes. «Cada uno tenía su propio sistema: notas personales, hojas de cálculo, lo que le funcionara», dice John Grierson, director de ventas de Pennine Lubricants. «Esto empezó a causar problemas, sobre todo cuando las cuentas se reasignaban o alguien dejaba la empresa.»

Además de perder continuidad, el equipo también corría el riesgo de dejar pasar posibles oportunidades de venta. «Es humano centrarse en el 20 % principal de los clientes, los que tratas todo el tiempo. Sin un sistema claro, el resto puede quedar fácilmente fuera del radar», añade Grierson.

Buscando facilidad de uso

La empresa intentó analizar los datos de ventas a través de su software de planificación de recursos empresariales (ERP), SAP, pero lo encontró lento y poco ágil. «SAP es excelente para producción, fabricación y contabilidad, pero necesitábamos algo diseñado para ventas de campo», dice Grierson. También probaron Salesforce, pero no podía sincronizarse con su sistema back-office. «Además, nos pareció demasiado corporativo y complicado para lo que necesitábamos.»

Para obtener una mejor visión de ventas, Pennine Lubricants eligió Sugar Predict por su interfaz fácil de usar. «Introducir software nuevo puede salir mal si es demasiado complejo o consume demasiado tiempo», afirma. «SugarAI era todo lo contrario: intuitivo, claro y fácil de usar. Sabía que nuestro equipo no tendría miedo de «romperlo».»

Impulsando el cambio

Diseñado específicamente para equipos de ventas, sales-i se conecta sin problemas con los ERP y convierte los datos de clientes en información diaria de ventas sobre la que los representantes pueden actuar. Pennine integró rápidamente Sugar Predict en sus rutinas diarias, animando al equipo a centrarse en registrar información valiosa en lugar de cada detalle menor. «Dejamos claro que no se trata de microgestionar», dice Grierson. «Se trata de usar nuestros datos de clientes de forma más eficaz para detectar oportunidades.»

Los representantes de SugarAI fueron a las oficinas de Pennine para formar y apoyar al equipo, haciendo que la implementación fuera más fácil de gestionar. «La formación estuvo bien estructurada, impartida en bloques manejables, perfecta para quienes pueden sentirse abrumados por un sistema nuevo», dice Grierson. «Siempre que teníamos preguntas, recibíamos respuestas rápidas y útiles. Ese trato personal de SugarAI ha sido fantástico. Sientes que tratas con un equipo al que de verdad le importa y que está comprometido con tu éxito. Es el tipo de relación que nosotros intentamos construir con nuestros clientes.»

Como parte de la implementación, Pennine también estandarizó su proceso de ventas, creando etapas claras como prospección, negociación y cierre. «Ahora, cuando el equipo habla de un cliente, todos hablan el mismo idioma», dice Grierson.

Obteniendo información útil

Hoy, Sugar Predict está totalmente integrado con el sistema ERP de Pennine, poniendo todos los datos de clientes, notas y documentos al alcance del equipo de ventas. Antes de reunirse con un cliente, los comerciales pueden consultar los registros en sus tablets y revisar informes impulsados por IA para obtener información rápida. El sistema también hace seguimiento de métricas de rendimiento, como el tiempo dedicado a visitas de servicio, ayudando a la dirección a tomar decisiones de personal más inteligentes.

Con Sugar Predict, el equipo de Pennine ahora tiene una visión completa de cada cliente, desde patrones de gasto hasta estado de pago. «Es una visión rápida de lo que está pasando: si ciertos productos han dejado de comprarse, si el gasto ha cambiado o si se han añadido nuevos contactos», dice Grierson. «Antes, solo me enteraba de ciertos proyectos si estaba directamente involucrado en conversaciones con los vendedores. Ahora puedo ver todo lo que está ocurriendo en general. Esa visibilidad es increíblemente valiosa.»

Analizar tendencias, perseguir oportunidades

Sugar Predict también mantiene las interacciones históricas y la información clave siempre a mano. Por ejemplo, cuando falló el producto de un competidor que usaba un cliente, este se pasó al de Pennine. Más allá de cerrar la venta, el equipo registró detalles cruciales: cuál era el producto, por qué falló y cómo respondió el cliente. Ahora, cualquiera en Pennine puede buscar el producto de ese competidor, recuperar esas notas y obtener contexto al instante, incluso si no participó en el incidente original.

Con esta visión de 360 grados de las tendencias pasadas y actuales, Pennine ahora puede detectar oportunidades que antes podrían haber pasado desapercibidas. «No solo estamos haciendo seguimiento de lo que compran los clientes, también estamos identificando lo que no compran», dice Grierson. «Si un cliente lleva tiempo sin hacer un pedido o solo está comprando un tipo de producto, podemos intervenir en el momento adecuado y sugerir algo nuevo. Es una manera de ser proactivos y captar ventas que antes podríamos haber perdido.»

Ejecutar con más fluidez

Gracias a los recordatorios integrados de sales-i, el equipo puede evitar que los leads se queden por el camino, haciendo más fácil llevar cada uno hasta el final. «Sugar Predict mantiene todo visible y prioritario hasta que se resuelve, ya sea una venta ganada, una pérdida o algo que revisar más adelante», dice Grierson.

Pennine también ha mejorado la forma en que gestiona sus campañas de ventas. «SugarAI nos ayuda a hacer seguimiento de cómo se produjo cada interacción, ya fuera por teléfono, correo electrónico o en persona», dice Grierson. «Ahora podemos ver qué métodos funcionaron mejor y reunir la información de todos los representantes de ventas en un solo lugar.» De este modo, el equipo aplica lo aprendido a futuras campañas, haciendo que cada una sea más enfocada y eficaz.

Preparándose para escalar

Con SugarAI haciendo el trabajo pesado, Pennine está mejor posicionada para hacer crecer su base de clientes sin verse desbordada. «Antes, algunos miembros del equipo se sentían desbordados por la cantidad de cuentas que gestionaban», dice Grierson. «Ya no. SugarAI aligera esa carga mental, haciendo más fácil mantenerse al tanto de una gran cartera de clientes sin perder posibles oportunidades. Estamos gestionando el volumen actual de ventas con tanta eficacia que ampliar el equipo ni siquiera está sobre la mesa.»