Los equipos de ventas y servicio de Ex-Cell Kaiser gestionan pedidos complejos de receptáculos de basura y reciclaje personalizados. Al ofrecer envíos de respuesta rápida, la empresa necesitaba una visión clara de cada interacción con clientes, presupuesto y pedido. Al integrar el ERP Syspro con Sugar, el personal puede ver el panorama completo al instante.

Desde hace casi un siglo, Ex-Cell Kaiser fabrica productos para reciclaje, hostelería y gestión de instalaciones. Con sede en EE. UU., es más conocida por sus distintivos receptáculos de basura y reciclaje —del tipo que se ve en hoteles, universidades, aeropuertos y otros espacios públicos— fabricados bajo pedido para distribuidores y socios de marca blanca. Cada unidad puede personalizarse con acabados, colores, gráficos, logotipos y diseños para ajustarse a la imagen de marca de un espacio y convertir un receptáculo estándar en parte del diseño general.

Datos de clientes dispersos

Ese nivel de personalización, combinado con la promesa de enviar en tan solo 10 días, ejerce una gran presión sobre cómo Ex-Cell Kaiser gestiona la información de clientes. Durante años, Ex-Cell Kaiser salió adelante con un conjunto de sistemas inconexos: el software de planificación de recursos empresariales (ERP) de Syspro por un lado y los datos de gestión de relaciones con clientes (CRM) por otro.

Los contactos se perdían cuando las personas cambiaban entre distribuidores, y los errores de datos se acumulaban. Para entregar rápido y seguir siendo competitiva, la empresa necesitaba una vista clara y en tiempo real de cada interacción con clientes, presupuesto y pedido.

Fusionar dos sistemas en uno

Cuando Syspro presentó una integración con Sugar, Ex-Cell Kaiser aprovechó la oportunidad para probarla.

“Lo que vimos fue una empresa reputada con una solución CRM robusta y, lo más importante, buenas capacidades de integración”, dijo Speizman. “El equipo de Sugar fue absolutamente excepcional: nos ayudó a crear una solución muy sólida.”

Sugar gestionó el despliegue —migrando datos históricos del CRM anterior a Sugar— y trabajó con Syspro para configurar la conexión con el ERP. La adopción fue rápida, y los usuarios entendieron fácilmente los flujos de trabajo al ver vídeos cortos de formación de Sugar.

Visibilidad total del cliente

Con la solución Sugar para Syspro, los sistemas de ventas y fabricación de Ex-Cell Kaiser ahora funcionan como uno solo. Todos ven el panorama completo en tiempo real, sin tener que alternar entre sistemas. Los datos de clientes, pedidos y comunicaciones de la empresa ahora son precisos, están actualizados y son fáciles de consultar, mientras el personal dedica menos tiempo a revisiones y correcciones manuales.

“La personalización y el nivel de detalle disponibles en Sugar nos han permitido crear paneles personalizados en toda la organización”, afirmó Anna Cosentino, VP, Sales & Marketing, Ex-Cell Kaiser. “Estos paneles permiten a nuestros equipos ejecutivos y de gestión ver una perspectiva de 30.000 o de 1.000 pies del mismo negocio. Ventas puede ver los detalles específicos que necesita para cerrar negocios con éxito.”

Los casos, oportunidades, contratos y comunicaciones que antes estaban en correos electrónicos, unidades compartidas y archivos en papel, ahora están en Sugar. Con la integración de Sugar con Outlook, los equipos de Ex-Cell Kaiser pueden acceder rápidamente a la información de cliente que necesitan, sin buscar en una larga lista de correos.

“Desde una sola pantalla, los equipos de ventas y atención al cliente pueden enviar un único correo a Sugar y asegurarse de que esté disponible para cualquiera que lo necesite, ya esté relacionado con una oportunidad, lead, caso de servicio o SKU”, dijo Cosentino.

Datos precisos y pedidos sincronizados

Como Ex-Cell Kaiser trabaja a través de distribuidores, antes era difícil recopilar información sobre los usuarios finales. Ahora, con ubicaciones de envío y otros detalles que fluyen desde Syspro, la empresa puede inferir información del usuario final, haciendo que los registros sean mucho más precisos y accionables. Los datos de ventas y facturación aparecen de forma limpia en Sugar, dando al personal una visión clara del rendimiento sin conciliaciones adicionales.

El flujo de oportunidad a factura ahora es mucho más ágil. El equipo introduce oportunidades de venta y presupuestos en Sugar, y una vez que se gana un trato, los detalles del pedido se sincronizan automáticamente con Syspro. Ese pedido se genera entonces en Syspro, se prepara y se factura, y la información vuelve directamente a Sugar.

“Vemos la integración de Syspro con Sugar como una gran oportunidad”, dijo Speizman. “Nos ha permitido construir la base del flujo de trabajo eficaz que siempre hemos querido.”