Barnardos Australia tenía un problema: su stack tecnológico estaba sobrecargado y era ineficiente.

La organización benéfica dependía de nueve sistemas para gestionar casos y riesgos, hacer seguimiento financiero y comunicarse con el personal y las familias.

“La falta de consistencia era nuestro mayor problema. Nuestros sistemas no estaban alineados ni tenían la capacidad de recopilar toda la información que necesitábamos en un solo lugar”, dice Matt Hooey, responsable de Práctica e Impacto.

La cantidad de sistemas implantados impedía al equipo alcanzar toda su eficiencia. Por ejemplo, los gestores de casos tenían que introducir notas de casos en un sistema, buscar datos personales importantes en otro y gestionar informes de incidentes en otra plataforma más.

Generar informes era aún más difícil. Barnardos Australia debe registrar e informar los datos de cada familia y de cada niño a los organismos competentes para obtener financiación. La elaboración de informes era lenta y propensa a errores porque los datos de miles de personas estaban repartidos entre distintas plataformas.

“Necesitábamos un solo sistema, un CRM flexible, para sustituir las nueve plataformas existentes y simplificar los flujos de trabajo”, dice Matt. Y así, la organización benéfica emprendió lo que Matt llama con audacia “la transformación más importante desde que Barnardos llegó a Australia desde el Reino Unido en 1921.”

Transformando los procesos con Sugar y Liferay

Barnardos Australia evaluó cuidadosamente quince opciones diferentes antes de elegir Sugar. “Elegimos Sugar porque era flexible; vimos que podíamos configurarlo para adaptarlo a distintos flujos de trabajo en toda la organización”, dice Matt. “También sentimos que Sugar compartía nuestro compromiso de marcar una diferencia en la vida de los niños.”

Parte de la flexibilidad de Sugar era su capacidad para integrarse con Liferay, una plataforma de experiencia digital. La organización benéfica planea usar la integración de Sugar con Liferay para crear portales personalizados para los niños y sus familias. A través de un portal con tecnología de Liferay, los padres de acogida pueden acceder al instante a información importante de Sugar, como datos de Medicare, contactos de emergencia y horarios de actividades.

Además, los propios niños podrán acceder a sus datos y controlarlos. “Queríamos encontrar una forma de dar a los niños un acceso más fácil a su propia información; es la historia de su vida y merecen tener acceso a sus datos”, dice Matt.

El lanzamiento de Sugar y Liferay implicó migrar miles de historiales de casos a una sola plataforma y formar a más de 450 empleados. Fue un gran reto para Barnardos Australia, y los resultados han sido igual de significativos.

Unir nueve sistemas en una sola plataforma

Con Sugar y Liferay, el trabajo en Barnardos Australia se ha transformado por completo. Ahora, el personal de toda la organización depende de una sola plataforma, y no de nueve, para encontrar y gestionar información.

Los gestores de casos ahorran horas al día al usar un solo panel, en lugar de varios sistemas, para escribir notas de casos, hacer seguimiento de incidentes y registrar facturas. “Sugar reduce el trabajo duplicado y agiliza los procesos para que nuestros equipos tengan más tiempo para trabajar directamente con los niños y sus familias”, explica Matt.

Para los cuidadores, la información en tiempo real de Sugar garantiza que sus portales con tecnología de Liferay estén siempre actualizados. Los cuidadores también pueden enviar informes de incidentes a través de los portales, que se actualizan automáticamente en Sugar, lo que se traduce en una comunicación más rápida y prácticas más seguras.

Mientras tanto, los equipos encargados de los informes para el gobierno ya no pierden tiempo buscando datos, lo que les permite generar informes en cuestión de minutos. Estos informes más rápidos y precisos facilitan la obtención de financiación, una mejora significativa para la organización benéfica.

La mejora en la generación de informes también permite una planificación más estratégica. “Ahora es mucho más fácil hacer seguimiento y medir los resultados en los 180 programas que ejecutamos”, dice Matt. “Podemos generar informes sobre resultados específicos de los programas, evaluarlos e identificar tendencias de la comunidad en tiempo real.”

En resumen, Sugar y Liferay han redefinido la infraestructura operativa de Barnardos Australia. “Lo que Sugar y Liferay nos están ayudando a hacer es apoyar a los niños vulnerables para que se recuperen y prosperen, de modo que puedan alcanzar el mejor futuro posible. Ese es nuestro objetivo final”, dice Matt.