Con proyectos de alto perfil en toda Europa, Norteamérica, Asia y Oriente Medio, el crecimiento de BIG superaba su capacidad para hacer seguimiento de proyectos y contactos.

BIG se había apoyado en Microsoft Outlook y Excel para la gestión de contactos, sin una base de datos central que reuniera toda la información. Los usuarios no podían encontrar información ni generar informes a tiempo.

La dirección decidió que era vital centralizar los datos, creando un único lugar donde los usuarios pudieran acceder a toda la información. Y tenía que hacerlo ya; esperar podía duplicar el tiempo y los costos para hacer el cambio.

Antes de implementar Sugar, BIG tenía un CRM orientado a las industrias de arquitectura e ingeniería, pero la empresa lo descartó en menos de un año. BIG tenía varias necesidades de configuración personalizada que el otro CRM no estaba diseñado para cubrir, y necesitaba una integración con Outlook.

No solo la falta de un CRM sólido de nivel empresarial estaba perjudicando al negocio, también estaba desanimando a los usuarios respecto a cualquier CRM. “Había una sensación general de cansancio en torno al tema de implementar un nuevo CRM”, dice Arielle Cruz, gerente de desarrollo de negocio.

Un CRM para personas visuales

El equipo de BIG está formado por personas muy visuales. Son diseñadores por naturaleza, aprendices y comunicadores visuales, inspirados por lo visualmente impactante. Esa necesidad encajaba perfectamente con Sugar porque la plataforma de transformación empresarial se personaliza de forma fácil y rentable.

La aplicación Sugar Enterprise se personalizó para mantener todo el código de colores que BIG había usado en Outlook y Excel.

Cuando Outlook se sincronizó con Sugar, los usuarios vieron los mismos códigos de color de Contactos que ya conocían. “Nos encanta cómo los contactos y las relaciones están vinculados de forma integral”, dice Arielle. “Podemos identificar a las personas que trabajan en un proyecto, así como cuál es su rol en el proyecto, lo cual es súper importante para nosotros”.

El equipo de desarrollo de negocio, que mantenía una hoja de cálculo compleja con código de colores para hacer seguimiento del estado y tipo de proyectos potenciales, vio los mismos indicadores de color al generar informes en Sugar.

Conservar los códigos de color ayudó sustancialmente con la adopción por parte de los usuarios.

Hoy, BIG usa Sugar para gestionar un embudo multinacional y actividades de desarrollo de negocio. Los equipos de marketing, desarrollo de negocio, prensa y recepción ven que Sugar cumple sus expectativas originales sobre la funcionalidad de CRM.

BIG seguirá construyendo sobre su éxito en CRM

Impulsado por el éxito de su implementación y la adopción por parte de los usuarios, BIG está evaluando más usos de Sugar, como añadir funcionalidad para dar seguimiento a las exposiciones y conferencias de la firma.

Arielle también quiere obtener más información operativa ampliando el uso de informes y paneles. Parece que contará con apoyo de nivel ejecutivo. “Nuestro sistema CRM a medida garantizará que BIG pueda responder a cualquier posibilidad futura”, dice Kai-Uwe Bergmann, socio de BIG y director de desarrollo de negocio.

Integraciones
Outlook

Personalizaciones
Módulos de Tareas y Contactos adaptados para código de colores